La emisión de tickets se debe realizar a través de máquinas registradoras, sin embargo actualmente SUNAT permite que esto se haga utilizando cualquier sistema informático, esto quiere decir que se pueden adaptar las Pc´s para que utilicen las impresoras de tickets.
Para solicitar esta autorización ante SUNAT se debe presentar el formulario N° 845, esta presentación se puede realizar utilizando la opción SUNAT operaciones en línea – SOL o en los centros de servicios al contribuyente o dependencias SUNAT.
Para implementarlo se requiere adquirir las impresoras de tickets, las cuales incluso traen un software que se encargará del sistema de emisión, sin embargo este software también puede ser desarrollado por la misma empresa, en ambos casos SUNAT necesita se les informe si el software es comprado o desarrollado “in house”, si el proveedor es nacional o extranjero, si tenemos o no acceso al programa fuente, cual es el lenguaje en el que se desarrolló. Se requieren datos de donde se ubicara el software y donde se almacenará (domicilio fiscal u otro), indicar el tipo de correlativo que utilizaremos y la numeración, la cual incluso puede tener serie alfanumérica.
Se debe informar a SUNAT el tipo de dispositivo adquirido y cada uno de los equipos que comenzaremos a utilizar (marca, modelo, número de serie, ubicación, etc.)
En realidad este es el detalle del trámite ante SUNAT, es decir con todo esto deberíamos lograr la autorización la cual se emite “por cada equipo a utilizar”, pues cada uno se declara de forma independiente.
Cabe señalar que el formulario N° 845 sólo permite registrar de 1 a 10 dispositivos, si se tienen más de 10 dispositivos de impresión (ticketeras) se podrán registrar utilizando un archivo plano cuya estructura la proporciona SUNAT en la página www.sunat.gob.pe accediendo a través de nuestra clave SOL.
El software a adquirir o desarrollar para manejar este sistema debe cumplir con los datos que son necesarios presentar en nuestro registro de ventas y también cada uno de los puntos señalados en el reglamento de comprobantes de pago que le son inherentes. Cabe señalar que al principio la mayoria de equipos de impresión de tickets sólo podian emitir 1 sólo tipo de documento: o facturas o boletas de ventas, pero en la actualidad esto ha cambiado y ahora existen aquellos que permiten imprimir ambos tipos de comprobantes a la vez, siendo el software a utilizar el que lleva correlativos separados ya sea para facturas y para boletas, incluso existen equipos en los cuales cada unidad tiene 2 carretes de impresión y manejan rollos de papel separados con lo cual la emisión de factura y boleta podria parecer mas ordenada.
Se debe tomar en cuenta que al implementar este sistema se puede optar porque existan varios puntos de emisión de facturas y boletas que envíen su impresión a la misma ticketera de facturas y a la de boletas de ventas.
Este sistema no exonera ni libera de contar con comprobantes de pago habituales como los que ahora todos tenemos para atender operaciones de facturación en situaciones de falla del sistema, apagón, etc. Finalmente las notas de crédito requieren un desarrollo especial para incluirla en la ticketera, por ello generalmente las empresas emiten este documento de forma manual o computarizada pero utilizando los comprobantes habituales.
Cada empresa al implementar este sistema tiene la obligación de guardar los rollos de tickets denominados “cinta testigo” ordenado por días y locales de emisión (existen almacenes que prestan este servicio, uno de ellos es DEPSA), además debe guardar copia del software utilizado clasificándolas según fecha y correlatividad.